Consulta: He sido elegido Presidente tras 12 años que ha sido Presidente el mismo propietario. Tras analizar las cuentas he detectado que la administración de fincas ha estado emitiendo durante estos años facturas de “gastos varios” por ejemplo importes de 2.500 euros, 4.500 euros etc. ¿puedo obligar al despacho que presente facturas de todos esos gastos? ¿Durante cuánto tiempo tiene obligación de conservar esas facturas para presentarlas?
Además he detectado que el presidente y otros propietarios no pagaron una derrama de 2003 de 3.000 euros, y el administrador no hizo nada ¿se les puede reclamar que la paguen? Muchas gracias
Respuesta:
Te comento por partes:
Los gastos varios es una partida contable para gastos que nosotros, los administradores de fincas, usamos para aglutinar pequeños gastos que no puedes insertar en otros conceptos. Ej. Compra de un insecticida, una grapadora para el conserje. Lo que no se puede hacer es llamar gastos varios a partidas de un importe de dinero tan elevadas. Estos gastos se deberían haber llevado a su concepto contable correspondiente: reparaciones eléctricas, mobiliario. Que no adjunte el administrador de fincas las facturas significa que las cosas están podridas.
Las facturas se deben conservar 5 años a efectos de obligaciones fiscales. Sin embargo hay que tener en cuenta que el plazo de prescripción de las obligaciones contractuales es de 15 años por lo que hay documentación como contratos, facturas que se deben guardar.
Si el presidente y varios vecinos no abonaron una derrama de 2003, esa obligación está prescrita, han pasado más de 5 años desde que surgió la obligación y no la reclamó la Comunidad, cosa que debería haber hecho el administrador. En cuanto al administrador, se le puede reclamar que justifique los gastos varios de los últimos 5 años. Más atrás el supuesto delito está prescrito.
Te recomendamos que, como eres el presidente, hagas una Junta General Extraordinaria para destituir al actual administrador, ya que como Presidente tienes la potestad para convocar Junta. Solicita varios presupuestos a administradores de fincas y que te asesoren de cómo efectuar la Junta Extraordinaria. Igualmente los administradores de fincas te asesorarán de cómo efectuar la convocatoria en forma y plazo para que ningún vecino pueda impugnarla.
Una vez que ceséis al administrador de fincas, se le solicita toda la documentación y que el nuevo administrador estudie la posible malversación de fondos. Después podréis valorar si podéis tomar medidas al respecto contra él.
